FIELD PROPERTIES

Assalamualaikum w.b.t,hari ini mendalami ilmu tentang field properties.Apa itu FIELD
PROPERTIES?

Sifat medan adalah satu lagi fungsi yang terdapat pada paparan jadual ms access di 'Design View'. Fungsinya adalah untuk menjelaskan lagi data type dan mengawal saiz medan saiz teks,number,memo,currency,date/time dan sebagainya untuk menetapkan data type.

Sifat Medan (field properties)	Keterangan
Format	Format ialah menggunakan medan autonombor sebagai kunci utama atau sebagai ID Replikasi,anda tidak perlu ditetapkan harta tanah ini.Jika tidak,memilih format nombor yang memenuhi keperluan khusus anda.
Caption	Teks label yang dipaparkan untuk bidang ini secara lalai dalam borang,laporan dan pertanyaan.Jika harta ini adalah kosong,nama bidang itu digunakan.apa-apa tentetan teks dibenarkan.
field size	Field size ialah menentukan jumlah ruang yang diperuntukkan bagi setiap nilai.
Decimal places	Decimal places ialah menyatakan bilangan tempat perpuluhan untuk digunakan apabila nombor itu keluar.
Input mask	Input mask ialah memaparkan mengedit  watak untuk kemasukan data.
Default value	Default value ialah menyerah hak nlai yang dinyatakan ke field ini apabila rekod baru ditambah secara automatik.
validation rule	Validation rule ialah satu ungkapan yang benar setiap kali menambah atau menukar nilai dalam field.
validation text	Validation text ialah masukkan mesej untuk memaparkan apabila nilai yang dimasukkan melanggar ungkapan dalam harta Pengesahan Peraturan.
text align	Text align adalah menetapkan penjajaran lalai teks dalam kawalan.
smart tags	Smart tags ialah memasang satu tag pintar ke field.
Required	Required ialah memerlukan data dimasukkan di field.
Indexed	Indexes ialah menetapkan sama ada field mempunyai indeks.

 

 

KUNCI PRIMER DAN KUNCI ASING

• Di dalam pangkalan data,terdapat kunci primer dan kunci asing yang mana nilainya adalah unik dan mesti diisi(tidak boleh tinggalkan kosong).Setiap jadual mesti mempunyai minimum satu kunci primer.

Kunci Primer

• Kunci primer adalah medan yang unik mewakili setiap rekod dalam baris sesebuah jadual.Kekunci ini tidak boleh memiliki nilai null.(tidak boleh tinggalkan kosong).
• Dalam setiap jadual di pangkalan data mesti memiliki sekurang-kurangnya satu kunci primer.Pemilihan kunci primer adalah bergantung kepada kesesuaian dan keunikan nilainya dengan medan-medan lain.
• Kunci primer juga boleh diberikan secara automatic oleh perisian DBMS.
• Kunci primer juga boleh dicipta sendiri oleh pengaturcara.Antara yang sering digunakan adalah seperti nombor kad pengenalan kerana ia adalah unik(tak akan ada no kad pengenalan yang sama antara dua orang)ataupun nombor surat beranak,nombor pasport,nombor pelajar ataupun nombor pekerja.

Kunci Asing

• Kunci asing adalah salah satu medan dalam jadual pertama yang dijadikan kunci primer,yang berada di dalam jadual kedua atau pada jadual lain.Kunci asing boleh digunakan untuk jadual rujukan silang.
• Setiap nilai kunci asing mestilah berpadanan dengan nilai kunci primer dalam hubungan yang dirujuknya.Nilai bagi kunci asing dalam jadual boleh berulang-ulang.

Kepentingan Kunci Primer

• Memastikan setiap rekod lama yang tersimpan tidak bertindih dengan rekod baru.
• Memberikan identiti yang unik bagi setiap rekod yang disimpan di dalam pangkalan data.
• Menjadikan data yang disimpan adalah utuh kerana setiap rekodnya mempunyai satu nilai yang unik sebagai pengenalan diri.
• Mengelakkan daripada rekod yang sama berulang-ulang disimpan di dalam pangkalan data.Ini seterusnya dapat menjimatkan ruangan storan komputer.
• Memudahkan proses pencarian dan capaian ke atas rekod.Rekod yang hendak dicari boleh dicapai dengan membuat carian dengan menggunakan kata kunci ke atas kunci primer.

Perbezaan Antara Kunci Primer dan Kunci Asing

Kunci Primer	Ciri-Ciri	Kunci Asing
Kunci primer biasanya terletak pada medan pertama sebelah kiri dalam jadual.	Lokasi	Kunci asing biasanya terletak pada medan kedua selepas kunci primer dalam jadual.
Kunci ini dicipta dengan memilih medan yang mempunyai nilai yang unik.	Cipta	Ia dicipta dengan memasukkan medan kunci primer dari satu jadual ke jadual yang lain.
Hanya terdapat satu kekunci ini di dalam sesebuah jadual.	Bilangan Kunci	Mungkin terdapat lebih daripada satu kekunci ini di dalam sesebuah jadual.
Data pada medan kunci primer tidak mungkin berulang.	Pengulangan Data	Data di dalam medan kunci asing boleh berulang-ulang.
Nilai pada kunci ini adalah nilai yang unik dan ia mesti diisi bagi sesebuah jadual.	Nilai Kunci	Nilai kunci ini tidak unik kerana nilainya merujuk kepada kunci primer pada jadual lain.

Ia tidak membenarkan nilai kosong pada medan ini dan tidak membenarkan pengulangan nilai yang sama.	Nilai Kosong	Kunci ini membenarkan nilai kosong dan pengulangan nilai yang sama.
Kunci ini digunakan untuk menentukan rekod di dalam sesebuah jadual kerana nilainya yang unik.	Fungsi Kunci	Kunci ini digunakan untuk menghubungkan antara dua jadual bersama.

Prosedur Mengeset Data

1.Setelah membuka Microsoft access,langkah pertama klik pada (markahkelasweb).

2.Seterusnya,klik pada 'view' dan klik 'design view'.



3.Seterusnya,akan Nampak paparan seperti ini:

4.Pilih dan klik jenis data yang dikehendaki(Saya akan pilih number untuk data saya).

 

 

 

 

JENIS DATA

Definisi Data Type:

Jenis Data/Data type	Keterangan
AutoNumber	Sejenis data yang digunakan dalam jadual Microsoft Access untuk menjana kaunter bernombor secara automatik.
Currency	Data yang mewakili nombor mata wang.
Date/Time	Data yang mewakili masa dan tarikh.
Hyperlink	Sebuah link dari fail hiperteks atau dokumen lokasi yang lain atau fail,biasanya diaktifkan dengan klik pada perkataan yang diterangkan atau imej pada skrin.
Memo	Menyimpan 1 blok task yang lebih dari 255 perkataan panjang task diformat.
Number	Data yang dipaparkan sebagai nombor.
OLE Object	Melampirkan objek OLE seperti spreadsheet,Microsoft office dan excel.
Text	Data yang dipaparkan sebagai text.
Yes/No	Untuk menyimpan nilai booleon.

Data Terminology

TERMINOLOGI/ISTILAH KETERANGAN Database Database adalah koleksi maklumat yang disusun mengikut jenis kandungan. Tables Tables adalah satu set yang dianjurkan elemen data menggunakan model tiang tegak dan baris mendatar. Field names Field names mengenalpasti field di dalam rekod database. Field Field ialah satu ruang yang diberikan untuk item tertentu seperti maklumat atau data. Records Rekod adalah terdiri daripada field,setiap yang mengandungi satu item maklumat. Cells Cells ialah sebuah kotak yang membolehkan kemasukan data. Data Data adalah satu set nilai bagi pembolehubah kualitatif atau kuantitatif. Object Objects adalah struktur data yang digunakan untuk sama ada menyimpan atau data rujukan.

Kebaikan dan Kelemahan Pangkalan Data

Kebaikan:

>Kawalan terhadap data lewah kerana kebanyakan data disimpan di satu lokasi.

>Keselarasan data yang lebih tinggi apabila kawalan terhadap data lewah dilaksanakan

>lebih maklumat dapat dijana daripada jumlah data yang sama.

>perkongsian data di antara individu atau jabatan tinggi kerana data yang dipunyai oleh organisasi bukan individu atau jabatan tertentu.

>keselamatan yang lebih baik seperti penggunaan kata laluan atau penyulitan.

>penambahan kawalan serempak .

>khidmat baikpulih dan sokongan yang lebih baik.

Kelemahan:

>Kekompleksan proses pembangunan akan memberi kesan kepada prestasi sistem

>Saiz DBMS agak besar dan melibatkan storan yang banyak.

>Kos peralihan dan lariansama ada dari sistem manual atau sistem fail biasa kepada sistem pangkalan data yang tinggi.

>Kesan kegagalan lebih tinggi kerana pengguna dan aplikasi amat bergantung kepada DBMS.

Database Design

- Shape database is 3 :

- concept

- logical

- physical

The concept :

Entities : Objects in which data is collected it can be a person , place , event , or just the concept of a physical object .

External entities : Entities used for the data exchanged, but that is not stored in the database.

Attribute : A unit facts about specific entities : the fact must be atomic ( divided ) .

Relationship: Association among entities .

Business Rules : Policies, procedures or standards that define the organization uses and specific control over data : often implemented in the database as a constraint.

The maximum cardinality : the maximum number of entities can be associated withminimum : the minimum number of entities can be associated withtransferable : relationship transferable if the parents which may change from time to time00:59
 Conditional in one direction : means a record that matches may or may not be found on the contact options
 Conditional in both directions : means a record that matches may or may not be available on both sides of the relationship
 Mandatory in one direction : means matching records must exist in the mandatory relationship





One to many: to show that the records in a table may be related to many ( usually 0 + ) record in the other table .
room: small units called data in the database
             - The type of data helps keep dtabase data efficiently.
              restict of data attribute values ​​into the correct data type and provides a set of
             - Behavior that is consistent with the type of data set ( such as addition, subtraction , etc.untuknombor ) .Unfortunately , different vendors support different data types zoo .
constraints : rules that restrict the values ​​of the data allowed
      * Primary key : one or more columns that uniquely identifies a specific row in the table.
              - Constraints are duplicate values ​​are not allowed n the primary key column ( s ) table .
               - key is usually performed as an index .
               indexes speed up searches.





  Foreign key : a field -side side a one- to-many relationship that uniquely identifies a row in the other table ( usually by using the primary key in the second table ) .
        reference constraints :
      - Parents can check records when inserting a new child record (using foreign key records of children to check master records are almost identical).
       - Does not allow modification of foreign keys if the new child records are not represented by his example int parent table .
        - can delete all records of children who are almost the same when the parent record is deleted
 integrity constraints : it is used to make sure the field ( attribute ) value that is not valid is not allowed .
         - can check for multiple values, or the values ​​of certain legal
         - can check for NOT NULLtrigger : triggers are strored program database that runs when a specific event terjadi.Triggers can be used to verify the data ( among other things) .
Surrogate key : a key that is used to replace what would be a natural key for the entity .

* Views: refers to the way that different users can view the same database in different
         queries stored views ( virtual tables )
         views can hide columns ( cleaner , safer )
         views can hide table ( cleaner , safer )
         views can hide complex operations such as
 join - Views can improve query performance.

Database

         

 Database

Pangkalan data adalah koleksi maklumat yang disusun supaya ia dengan mudah boleh diakses,Berjaya,dan mengemaskini.Dalam satu paparan,pangkalan data boleh dikelaskan mengikut jenis kandungan.Sistem Pangkalan Data (DBMS),merupakan satu program perisian computer yang direka sebagai cara-cara menguruskan semua pangkalan data yang sedang dipasang pada cakera keras system atau rangkaian.

Manfaat database ialah:

1.      Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem maklumat, kerana merupakan dasar dalam menyediakan maklumat.

2.      Menentukan kualiti maklumat iaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga maklumat yang disajikan tidak basi. Maklumat dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3.      Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

4.      Menghindari terjadinya inkonsistensi data.

5.      Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

6.      Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7.      Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user) . Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8.      Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

9.      Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat menyembahkan pandangan yang berbeza kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

hierarchy of data

 

Membuat jadual Ms Access

Setelah kita mencipta fail pangkalan data,seterusnya kita membuat jadual dalam bahasa inggeris (table) dengan meng'klik'drop list dan akan keluar design view.

Selepas memilih design view akan keluar paparan berikut yang menghendaki anda menamakan 'table 1' dengan nama baru(saya akan membuat jadual mengenai tarikh lahir setiap pelajar saya)Namakan sebagai tarikh lahir.

 

Selepas menamakan table 1 maka klik butang 'ok' dan paparan akan menjadi seperti berikut:

Bagi membuat 'field'(medan) pada jadual klik pada 'Datasheet view' pada drop list(jadual yang akan saya bina mengandungi 2 medan nama dan tarikh lahir).Maka paparan akan menjadi seperti ini:

 

Mencipta Fail Pangkalan Data Ms Access

1.Namakan fail pangkalan data di kotak berikut dan anda boleh browse direktori/folder bagi meletakkan fail tersebut dan simpan.

2.Setelah selesai memilihfolder dan menamakan fail tekan butang 'create'